Adjunct Teamhoofd Veilig & Vitaal werken

Opdrachtomschrijving

Over de opdracht
Het COA is een organisatie die voortdurend in beweging is. De maatschappelijke en politieke ontwikkelingen vragen om een wendbare organisatie, waarin de veiligheid, gezondheid en duurzame inzetbaarheid van medewerkers belangrijke aandachtspunten zijn.
De afdeling HR&O ondersteunt het management en de medewerkers van het COA bij uiteenlopende personele en organisatorische vraagstukken. Binnen HR&O draagt het team HR Specialisten bij aan de ontwikkeling en uitvoering van beleid en dienstverlening op het gebied van onder andere organisatieontwikkeling, recruitment, leren en ontwikkelen, verzuim en preventie.
Voor het team Veilig en Vitaal Werken zoeken wij een Interim (Adjunct) Teamhoofd die zorgt voor continuïteit in de dagelijkse aansturing en bijdraagt aan de verdere ontwikkeling van de teams en hun dienstverlening.

De opdracht
Als Interim (Adjunct) Teamhoofd geef je leiding aan de re-integratieadviseurs en preventiemedewerkers. Je bent hun eerste aanspreekpunt, draagt zorg voor een effectieve werkverdeling, bewaakt de voortgang en ondersteunt medewerkers bij het uitvoeren van hun werkzaamheden.
Je werkt nauw samen met het Teamhoofd HR Specialisten, onder wiens verantwoordelijkheid je de dagelijkse aansturing verzorgt. Je bent onderdeel van het managementteam van HR&O en draagt vanuit jouw rol bij aan een integrale aanpak van de HR-opgaven.

De opdracht richt zich op twee samenhangende onderdelen:

1. Continuïteit en dagelijkse aansturing
Je zorgt voor rust, duidelijkheid en structuur in de dagelijkse werkzaamheden van beide teams. Je bent zichtbaar en toegankelijk voor medewerkers en biedt richting waar nodig, met ruimte voor hun professionele zelfstandigheid.
Je:
• Geeft functioneel leiding aan de re-integratieadviseurs en preventiemedewerkers en bent hun eerste aanspreekpunt.
• Stuurt op prioriteiten, werkverdeling, capaciteit en voortgang. Het Jaarplan is hierbij het uitgangspunt.
• Signaleert knelpunten in de uitvoering en zorgt voor passende oplossingen of tijdige escalatie.
• Bevordert de samenwerking binnen de teams en met andere onderdelen van HR&O.
• Ondersteunt medewerkers bij complexe vraagstukken en draagt bij aan hun professionele ontwikkeling.
• Zorgt voor passende voortgangs-men sturingsinformatie en adviseert het MT HR&O en teamhoofd HR Specialisten over risico's, benodigde keuzes en verbeteringen.
• Stimuleert eigenaarschap, professionele zelfstandigheid en samenwerking.
• Draagt bij aan een werkomgeving waarin medewerkers zich ondersteund voelen en effectief kunnen functioneren.

 2. Sturing op de belangrijkste inhoudelijke opgaven
Naast de dagelijkse aansturing lever je een actieve bijdrage aan de voortgang en uitvoering van een aantal belangrijke opgaven.

Verzuim en re-integratie
Het COA staat voor de opgave om verzuim terug te dringen en de effectiviteit van de verzuimbegeleiding verder te vergroten.
Je:
• Stuurt op een effectieve inzet van de re-integratieadviseurs bij complexe en langdurige verzuimtrajecten.
• Draagt actief bij aan een van de speerpunten van 2027: Integrale Verzuimaanpak binnen het COA en het omlaag brengen van de verzuimcijfers.
• Draagt bij aan het versterken en verduidelijken van de rol van de re-integratieadviseurs in samenwerking met leidinggevenden, HR-adviseurs en overige betrokken professionals.
• Signaleert structurele knelpunten in de verzuimbegeleiding en vertaalt deze, samen met de beleidsadviseur arbo en verzuim, naar concrete verbetermaatregelen.
• Draagt bij aan verbeteracties ten behoeve van de samenwerking met de arbodienstverlener van het COA.

Arbo, preventie en RI&E
Het COA heeft een omvangrijke en dynamische opvangorganisatie. Het tijdig herkennen en beheersen van arbeidsrisico's vraagt om een goed georganiseerde aanpak.
Je:
• Coördineert en bewaakt de uitvoering en planning van de Risico-Inventarisaties & Evaluaties (RI&E's).
• Stuurt op het wegwerken van achterstanden en het realiseren van een haalbare, risicogerichte planning.
• Zorgt voor goede afstemming tussen preventiemedewerkers, locatiemanagement en betrokken beleidsadviseurs.
• Signaleert knelpunten in capaciteit, uitvoering en opvolging en adviseert over noodzakelijke maatregelen.
• Draagt bij aan de verdere professionalisering en positionering van de preventiemedewerkers binnen het COA.

Beoogde resultaten
Met deze tijdelijke opdracht willen we de volgende resultaten realiseren:
1. Continuïteit in de aansturing: beide teams beschikken over een duidelijk aanspreekpunt, heldere prioriteiten en een effectieve verdeling van werkzaamheden.
2. Grip op uitvoering en capaciteit: er is actueel inzicht in de voortgang, capaciteit, werkvoorraad en belangrijkste knelpunten van beide teams.
3. Voortgang op de RI&E-opgave: er ligt een realistische planning voor de uitvoering van RI&E's, waarbij achterstanden en risico's zichtbaar zijn en gericht worden aangepakt.
4. Versterking van de verzuimbegeleiding: de inzet en positionering van de re-integratieadviseurs zijn verder verduidelijkt en waar mogelijk verbeterd.
5. Verbetering van de samenwerking met de arbodiensterlener op basis van het opgestelde plan van aanpak.
6. Borging van continuïteit: aan het einde van de opdracht vindt een zorgvuldige overdracht plaats van lopende werkzaamheden, gemaakte afspraken en aandachtspunten.

Wat vragen we van jou?
Wij zoeken een ervaren interim-leidinggevende die snel overzicht weet te creëren, rust brengt en medewerkers helpt om effectief samen te werken en resultaten te bereiken.
Je bent pragmatisch, verbindend en besluitvaardig. Je hoeft niet zelf alle inhoudelijke expertise in huis te hebben, maar beschikt over voldoende vakinhoudelijke kennis om de professionals goed aan te sturen, op de juiste vragen door te vragen en de kwaliteit en voortgang van de dienstverlening te bewaken.
Je bent een stevige en toegankelijke gesprekspartner, die oog heeft voor zowel de medewerkers als de inhoudelijke organisatieopgaven. Je weet wanneer je richting moet geven, wanneer je ruimte kunt bieden en wanneer vraagstukken om besluitvorming of escalatie vragen.

Je beschikt over:
• Een afgeronde relevante hbo- of wo-opleiding.
• Ruime ervaring met het aansturen van professionele teams binnen HR, verzuim, re-integratie, arbo of preventie.
• Aantoonbare kennis van verzuim- en re-integratieprocessen, de Wet verbetering poortwachter en relevante arbowetgeving.
• Ervaring met het aanbrengen van structuur in een complexe organisatie.
• Het vermogen om snel overzicht te creëren, prioriteiten te stellen en resultaten te realiseren.
• Een situationele leiderschapsstijl, waarbij je professionals ruimte geeft en tegelijkertijd duidelijke verwachtingen stelt.
• Sterke communicatieve vaardigheden en organisatiesensitiviteit.
• Bij voorkeur ervaring binnen een grote, politiek-bestuurlijk gevoelige organisatie.

Positionering en samenwerking
Je geeft leiding aan de re-integratieadviseurs en preventiemedewerkers. Je werkt samen met HR Specialisten, HR Advies, de betrokken beleidsadviseurs en overige interne en externe samenwerkingspartners.
Het Teamhoofd HR Specialisten is hiërarchisch eindverantwoordelijk en verantwoordelijk voor de strategische koers, prioritering en integrale sturing. Tegelijkertijd heb je ruimte om zelfstandig invulling te geven aan de dagelijkse aansturing en uitvoering van de opdracht.

Over het COA
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) vangt sinds 1994 asielzoekers op en biedt hen begeleiding richting hun toekomst in Nederland of daarbuiten.
Het COA is een maatschappelijk betrokken organisatie met een complexe en dynamische werkomgeving. De afdeling HR&O maakt deel uit van de directie Bedrijfsvoering en ondersteunt de organisatie bij het realiseren van personele en organisatorische ambities.