Directiesecretaris

Opdrachtomschrijving

Functieomschrijving

Ben jij de proactieve, verbindende schakel die graag regie voert, processen coördineert en impact maakt binnen een dynamische HRM-omgeving? Ben je flexibel en kun je het overzicht behouden?  Heb jij een goed gevoel voor verhoudingen en kun je helder communiceren? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen

Als directiesecretaris ben je de spil binnen Concern HRM. Je wordt de rechterhand van de directeur HRM en het directieteam. Je werkt hierin nauw samen met de directieadviseur en de directiesecretaresse. Je houdt regie op verschillende processen, zoals het voorbereiden van de directieteamvergaderingen en het jaarplan. Vanuit jouw overzichtspositie zorg je ervoor dat alle prioriteiten de juiste aandacht krijgen, zorg je voor structuur en durf je mensen ook aan te spreken op deadlines. Dit is een uitdagende rol waarin je impact maakt op strategisch niveau. Je werkt in een dynamisch team waar jouw organisatietalent en coördinerende vaardigheden centraal staan. Dit zijn je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Regie voeren over processen: je coördineert en bewaakt de voortgang van correspondentie, acties en deadlines die via de directeur en de directie lopen.
• Strategische ondersteuning: je bereidt DT-vergaderingen en heidagen met de hoofden HRM van de UWV divisies inhoudelijk voor, bent aanwezig als sparringpartner en zorgt voor heldere verslaglegging en opvolging van de acties.
• Samenwerking binnen de organisatie: je stemt af met verschillende sleutelpersonen in de organisatie, bijvoorbeeld met het RvB-bestuurssecretariaat over HRM-onderwerpen en zorgt voor een vlotte informatiestroom.
• Strategie, jaarplan en rapportage: je draagt bij aan de HRM-jaarcyclus, zowel procesmatig als inhoudelijk en bewaakt de voortgang van openstaande acties, bijvoorbeeld WOO verzoeken en jaarverslagen. Daarnaast bespreek je eens in de maand strategische HRM onderwerpen tijdens een strategiemiddag met de directeur en directieadviseur.
• Overzicht en prioritering: je zorgt ervoor dat alle lopende zaken rondom de directeur en directie tijdig en effectief worden afgehandeld en durft mensen aan te spreken op hun verantwoordelijkheden.

Wat we van je verwachten

• Je hebt een WO-werk- en denkniveau;
• Je hebt ervaring met het adviseren en ondersteunen van een directie;
• Je hebt ervaring met het voorbereiden en vastleggen van overleggen;
• Je bent goed in staat de voortgang te bewaken en bent goed in plannen en organiseren; 
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie; 
• Je bent in staat een netwerk op te bouwen en in te zetten; 
• Je hebt goed gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen; 
• Je werkt gedisciplineerd, discreet en gaat zorgvuldig om met informatie;