Medewerker Personeels- en salarisadministratie

Opdrachtomschrijving

Organisatie
De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 470 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.

Je maakt deel uit van team HRM. Het team is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van HR-beleid en adviseert het management hierover, neemt deel aan of is trekker van verandertrajecten binnen de organisatie en voert de personeels- en salarisadministratie uit. Het team bestaat uit 15 collega’s waarbij iedereen bijdraagt aan een goede en resultaatgericht dienstverlening. 

Het team is onderdeel van het Domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Het domein zorgt voor een goed ondersteuning en advisering aan het bestuur, het management en de medewerkers van de gemeentelijke organisatie.

Opdracht
De opdrachtnemer ondersteunt de gemeente bij het uitvoeren en optimaliseren van de personeels- en salarisadministratie. Het accent ligt in eerste instantie op het gebied van de personeelsadministratie. De werkzaamheden worden zelfstandig en naar eigen inzicht ingericht, met als doel een correcte, tijdige en efficiënte verwerking van personeels- en salarisadministratie.

De opdracht kan onder andere bestaan uit:

• Het uitvoeren en bewaken van administratieve processen rondom in-, door- en uitstroom van medewerkers, stagiairs en inhuurkrachten;
• Het opstellen van documenten met betrekking tot arbeidsvoorwaarden, zoals overeenkomsten en correspondentie;
• Het verwerken en beheren van personeelsgegevens in het salarissysteem;
• Het beantwoorden van vragen over personele regelingen en het verstrekken van toelichting hierop;
• Het structureren en opschonen van digitale omgevingen, waaronder Teams en gedeelde schijven;
• Het controleren en verwerken van aanvragen met betrekking tot het Persoonlijk Gezondheidsbudget;
• Het verwerken van meldingen en aanvragen via systemen zoals Topdesk;
• Het digitaal archiveren en beheren van personeelsdossiers;
• Het actualiseren van formulieren en interne P&O-documentatie;
• Het leveren van een bijdrage aan de migratie naar een nieuw salarissysteem;

Aanvullend – basiswerkzaamheden salarisadministratie:

• Het verzamelen, controleren en verwerken van mutaties die betrekking hebben op de salarisverwerking (zoals in-, door- en uitstroom, verlof en vergoedingen);
• Het ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van de periodieke salarisrun;
• Het controleren van output (zoals loonstroken en overzichten) op juistheid en signaleren van afwijkingen;
• Het beantwoorden van eerstelijnsvragen over salarisstroken en betalingen;
• Het bijdragen aan een correcte toepassing van relevante wet- en regelgeving en interne richtlijnen binnen de salarisadministratie.

De opdracht vraagt om een gestructureerde en zorgvuldige aanpak, waarbij kwaliteit en nauwkeurigheid centraal staan. De opdrachtnemer is in staat om zelfstandig werkzaamheden op te pakken en in te spelen op wisselende werkdruk.

Zelfstandigheid en uitvoering 
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp en maken onderdeel uit van het reguliere werkproces van het team HRM. 

Vereisten / knock-outcriteria
1. Aantoonbare werkervaring met digitale personeels- en salarissystemen;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar op het gebied van personeels- en salarisadministratie;
3. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4, in de richting van HRM, Personeel & Arbeid, salarisadministratie of vergelijkbaar;
4. Kandidaat is bereid minimaal twee dagen per week fysiek op kantoor werkzaam te zijn.

Gunningscriteria (weging)
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van personeels- en salarisadministratie (25 punten);
a. Tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (0 punten);
b. 2 tot 3 jaar aantoonbare werkervaring (10 punten);
c. 3 tot 5 jaar aantoonbare werkervaring (15 punten);
d. Meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring (25 punten);
6. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een gemeentelijke organisatie (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met HR- en salarissystemen, waaronder Motion/HR Enterprise (20 punten);
8. Aantoonbare werkervaring met zaaksystemen en digitale archivering, waaronder Notubiz (20 punten);
12. Aantoonbare vaardigheid in Microsoft Office en digitale administratieve verwerking (15 punten).

Competenties

• Communicatief vaardig in woord en geschrift;
• Proactieve houding;
• Accuraat;
• Teamspeler;
• Klantgericht.