Procesadviseur HR

Opdrachtomschrijving

INLEIDING

De gemeente Heeze-Leende werkt aan het versterken van de uitvoeringskracht van de organisatie. Binnen dit project staat het op orde brengen van de basis centraal. Duidelijke processen, heldere rollen, betere taakverdeling en meer voorspelbaarheid in de interne dienstverlening. HRM is hierin een belangrijk onderdeel. De organisatie heeft te maken met personele wisselingen, kwetsbaarheid in kennisoverdracht en behoefte aan meer duidelijkheid in processen rond werving, selectie, onboarding, inwerken en uitstroom. Juist bij een kleine gemeente zoals Heeze-Leende is het belangrijk dat nieuwe collega’s goed landen, managers weten wat hun rol is en HR-processen niet afhankelijk zijn van losse afspraken of persoonlijke werkwijzen.

Voor deze tijdelijke afgebakende opdracht zoeken wij een ervaren interim professional die zelfstandig het volledig HR-proces rond werving, selectie, onboarding, inwerken en exit in kaart brengt en verbetert. De opdracht richt zich op het beschrijven, aanscherpen en werkbaar maken van processen, taken, rollen en verantwoordelijkheden.

De opdracht eindigt zodra de afgesproken resultaten zijn opgeleverd of de afgesproken einddatum is bereikt.

OPDRACHTBESCHRIJVING

De opdracht is gericht op het versterken en verduidelijken van HR-processen die direct bijdragen aan de uitvoeringskracht van de organisatie. De interim professional brengt de huidige situatie in kaart, beschrijft de gewenste situatie en vertaalt dit naar concrete procesafspraken die in de praktijk gebruikt kunnen worden door HR, managers en andere betrokkenen.

De inzet richt zich op:

• het volledig in kaart brengen van het proces van werving en selectie, van vacaturemelding tot indiensttreding;
• het volledig in kaart brengen van het inwerkproces gedurende het eerste dienstjaar;
• het beschrijven van taken, rollen en verantwoordelijkheden van HR, managers en andere betrokkenen per processtap;
• het optimaliseren van het instroomproces, inclusief checklist nieuwe medewerker, introductie, rondleiding en buddyrol;
• het verduidelijken en borgen van het onboarding- en inwerkproces;
• het inrichten of verbeteren van het exitproces, inclusief exitformulier, eigenaarschap, analyse van uitkomsten en mogelijke inrichting via AFAS;
• het maken van concrete afspraken met managers over hun rol in het werving- en selectieproces, waaronder reactiesnelheid, opvolging van sollicitanten en besluitvorming;
• het signaleren van knelpunten in het huidige proces en het vertalen daarvan naar uitvoerbare verbetermaatregelen;
• het opleveren van heldere procesbeschrijvingen, werkafspraken en praktische hulpmiddelen die na afloop van de opdracht overdraagbaar zijn.

De opdracht vraagt om iemand die overzicht kan aanbrengen, scherp analyseert waar het nu vastloopt en tegelijk praktisch genoeg is om verbeteringen werkbaar te maken voor de organisatie.

WERKZAAMHEDEN

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de kaders van het project Versterken Uitvoeringskracht en richten zich op het opleveren van concrete verbeterresultaten.

De interim professional:

• voert gesprekken met HR, managers en relevante betrokkenen over de huidige werkwijze;
• brengt de bestaande processen rond werving, selectie, instroom, onboarding, inwerken en exit in kaart;
• analyseert waar onduidelijkheid, vertraging, dubbel werk of rolverwarring ontstaat;
• beschrijft per processtap wie waarvoor verantwoordelijk is;
• werkt een gewenste procesinrichting uit die praktisch toepasbaar is;
• maakt onderscheid tussen wat HR doet, wat managers doen en wat eventueel bij A2 of andere partners ligt;
• ontwikkelt of actualiseert hulpmiddelen zoals checklists, procesplaten, rolbeschrijvingen en werkafspraken;
• doet voorstellen voor borging in AFAS waar dit passend en haalbaar is;
• zorgt voor een overdraagbaar eindresultaat dat na afloop door HR en managers gebruikt kan worden bij beëindigen van de interim opdracht.

Over Gemeente Heeze-Leende – we doen het ‘Natuurlijk Samen’ 

Met bijna 17.000 inwoners is Heeze-Leende een vooruitstrevende, groene woongemeente op de grens van de Kempen en de Peel. We zijn trots op ons uitgestrekte grondgebied, omringd door prachtige natuur. Werken bij ons betekent deel uitmaken van een informele, open en collegiale organisatie waar samenwerking voorop staat. We kennen elkaar, helpen elkaar en gaan samen voor het beste resultaat.

Onze organisatie bestaat uit vier afdelingen: Beleid Ruimtelijk Domein, Beheer Ruimtelijk Domein, Sociaal Domein en Dienstverlening. Deze functie valt binnen de afdeling Dienstverlening.

Samen met de gemeenten Cranendonck en Valkenswaard vormen we de A2-samenwerking: een bundeling van krachten op het gebied van bedrijfsvoering en Werk & Inkomen.

Opleiding:

- minimaal een afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur in HRM, organisatiekunde of een vergelijkbare richting.

Kennis en ervaring:

·        Aantoonbare ervaring met HR-processen rond werving en selectie, onboarding, inwerken en uitstroom.

·        Ervaring met het beschrijven en verbeteren van werkprocessen, rollen en verantwoordelijkheden.

·        Ervaring met opdrachten waarin procesinrichting, HR-advies en organisatieontwikkeling samenkomen.

·        Ervaring binnen een gemeentelijke of politiek-bestuurlijke omgeving.

·        Kennis van de dynamiek tussen HR, lijnmanagement en bedrijfsvoering.

·        Het vermogen om scherp te analyseren en tegelijk praktisch te blijven.

Pré’s:

·        Ervaring met AFAS

·        Ervaring met gemeentelijke samenwerking of een shared service organisatie een pré.

·        Ervaring met tijdelijke verbeteropdrachten waarbij overdraagbare resultaten moeten worden opgeleverd.

Competenties:

·        Zelfstandig en resultaatgericht.

·        Analytisch sterk.

·        Verbindend en organisatiesensitief.

·        Slagvaardig.

·        Doorzettingskracht.

·        Praktisch en concreet.

·        Politiek-bestuurlijk sensitief.

·        Sterk in het aanbrengen van structuur en overzicht.

Extra info:

Ivm de vakantieperiode graag vermelden of en wanneer een vakantie gepland is.