Workforce Planner

Opdrachtomschrijving

Doel van de functie

De Planner Workforce Planning bij Firmitas is verantwoordelijk voor het opstellen, beheren en optimaliseren van roosters voor zorgmedewerkers, binnen de specifieke kaders van de CAO Gehandicaptenzorg. De planner werkt actief met Nedap ONS, bewaakt cliëntgebonden bezettingsnormen op basis van zorgzwaarte en zorgt voor een directe, controleerbare koppeling met de ZZP-administratie. Daarnaast fungeert de planner als vroegste signaleerder van structurele personeelstekorten en werkt in dat kader nauw samen met recruitment en HR.

Resultaatgebieden

Roosterbeheer en basisplanning

• Opstellen van cyclische roosters op basis van functiemix, cliëntgebonden bezettingsnormen, zorgzwaarte en CAO-kaders.
• Continu actualiseren van het basisrooster bij wijzigingen in bezetting, contracturen of cliëntprofielen.
• Verwerken van verlofaanvragen, ziekmeldingen, scholingsdagen en BIG-registratieverplichtingen tijdig en correct in Nedap ONS.
• Reserveren van trainingsblokken en zorgen voor aantoonbare vervanging zonder bezettingsgaten.

Bezetting, zorgzwaarte en cliëntveiligheid

• Bewaken van cliëntgebonden minimumbezettingsnormen per locatie, afdeling en dienst op basis van zorgzwaarte — altijd vooraf signaleren, nooit achteraf constateren.
• Berekenen en bewaken van personeelsratio’s gekoppeld aan actuele cliëntprofielen en zorgzwaarte-indicaties.
• Controleren of medewerkers voldoen aan BIG-registratieverplichtingen en andere kwalificatie-eisen bij inroostering.
• Toepassen van het escalatieprotocol bij dreigend tekort: intern oplossen → flexibele schil → extern bureau → escaleren naar management met advies.
• Vastleggen van elke afwijking van normbezetting voor IGJ-verantwoording en interne audits.

CAO Gehandicaptenzorg — naleving en bewaking

• Bewaken van maximale inzet per medewerker conform de CAO GHZ: dagelijkse en wekelijkse werktijdgrenzen, rusttijden en maximale aaneengesloten inzet.
• Toepassen van aanzegtermijnen voor oproepkrachten conform CAO-vereisten en tijdig communiceren over dienstaanpassingen.
• Correct verwerken van toeslagen (avond, nacht, weekend, feestdagen) en vakantierechten in het planningssysteem.
• Signaleren van CAO-overschrijdingen vóór publicatie van het rooster en bijsturen vóór akkoord.

ZZP-administratie en factuurcontrole

• Maandelijks draaien van een urenuitdraai per ZZP’er uit Nedap ONS en proactief toesturen, zodat facturen op basis van de juiste cijfers worden opgemaakt.
• Controleren van binnenkomende ZZP-facturen aan de hand van ingeplande diensten én geregistreerde gewerkte uren; signaleren van afwijkingen vóór akkoord aan de financiële administratie.
• Bijhouden van een overzicht van actieve ZZP-contracten, tariefafspraken en inzetmogelijkheden per ZZP’er.

Flexibele schil en inhuur

• Coördineren van de inzet van oproepkrachten, uitzendkrachten en interne flex-medewerkers.
• Onderhouden van contacten met uitzendbureaus en bewaken van inhuurtarieven en contractafspraken.
• Ad hoc opvangen van onverwachte uitval (ziekte, noodverlof) zonder het rooster te destabiliseren; beschikbaar buiten kantoortijden bij acute calamiteiten.

Data, rapportage en signalering naar recruitment/HR

• Opstellen van periodieke overzichten van bezettingsgraad, ziekteverzuim, overuren en flexibele inzet.
• Signaleren van structurele bezettingstekorten per locatie, dienst of dagdeel met concrete data — en deze direct en proactief doorzetten naar recruitment en/of HR.
• Onderscheiden van incidentele en structurele personeelstekorten; adviseren over het moment waarop werving noodzakelijk is.
• Doorrekenen van scenario’s bij meerdere gelijktijdige ziekmeldingen, verlofpieken of scholingsverplichtingen en de impact communiceren naar management en HR.
• Inzicht bieden in kostenimplicaties van overwerk, flex-inhuur en structurele onderbezetting ten behoeve van budgetbeheer.

Samenwerking met recruitment en HR

• Actief afstemmen met recruitment zodra structurele onderbezetting wordt gesignaleerd, zodat wervingsacties snel kunnen worden opgestart — niet wachten op managementescalatie.
• Periodiek overleg met HR over bezettingstrends, contractvormen en flexibele schil: samen bewaken dat de formatie aansluit op de zorgbehoefte.
• Ondersteunen van recruitment bij het bepalen van de vereiste functiemix, inzetbaarheid en contractomvang op basis van planningsdata.
• Participeren in onboarding van nieuwe medewerkers voor zover het inroostering en systemen betreft (Nedap ONS, CAO-kaders).

Planningssysteem — Nedap ONS

• Werken met Nedap ONS als primaire planningsomgeving: dagelijks beheren van roosters, verlof, ziekte en flex-inzet.
• Aansturen en bijsturen van het roosteralgoritme waar de automatische uitkomst afwijkt van de zorginhoudelijke werkelijkheid.
• Periodiek evalueren van planningsuitkomsten en optimaliseren van het systeem in samenwerking met softwareleverancier of IT.
• Bewaken van de juiste koppeling tussen Nedap ONS en de uren- en salarisadministratie.

Technische en inhoudelijke kennis

• Gedegen kennis van de CAO Gehandicaptenzorg: maximale inzet, aanzegtermijnen, toeslagen, oproepdiensten, rusttijden en vakantierechten.
• Kennis van cliëntgebonden bezettingsnormen en de relatie tussen zorgzwaarte en personeelsinzet.
• Kennis van BIG-registratieverplichtingen en kwalificatie-eisen bij inroostering van medewerkers.
• Kennis van de Arbeidstijdenwet en ARBO-verplichtingen in een 24/7-zorgomgeving.
• Aantoonbare werkervaring met Nedap ONS of vergelijkbare planningssoftware voor de zorg.
• Vaardigheid in Excel of vergelijkbare tools voor bezettingsanalyse en rapportage.

Analytische vaardigheden

• Herkennen van bezettingspatronen en structurele knelpunten op basis van data; tijdig en proactief rapporteren.
• Uitvoeren van scenario-analyses bij meerdere gelijktijdige ziekmeldingen, verlofpieken of scholingsverplichtingen.
• Prioriteiten stellen: weten welke posities cliëntveiligheid raken en bewuste keuzes maken over aanvaardbare risico’s.

Persoonlijke competenties

• Stress kunnen hanteren en relativeren.
• Daadkrachtig bij onverwachte uitval of calamiteiten.
• Organisatiesensitief: begrijpen van zorgprocessen, teamdynamiek en medewerkersbehoeften.
• Communicatief sterk: helder en respectvol communiceren met medewerkers, teamleiders en management.
• Nauwkeurig en betrouwbaar in administratieve verwerking en verantwoording.
• Inzicht in het ontstaan van mogelijke opkomende knelpunten, deze signaleren voordat ze zich manifesteren.
• Houdt van structuur, orde en netheid; overzichten genereren en handig in rapporteren.
• Kan rechtvaardig communiceren met stakeholders

Opleiding

• MBO/HBO werk- en denkniveau.
• Opleiding in de richting van HR, zorgmanagement, bedrijfskunde of logistiek (afhankelijk van kandidaatprofiel).
• Aanvullende scholing op het gebied van CAO GHZ, Nedap ONS of zorgregelgeving is een absolute pré voor profielen 2 en 3.

Werkervaring

• Minimaal 2 jaar aantoonbare planningservaring; bij voorkeur in de gehandicaptenzorg of VVT
• Aantoonbare werkervaring met planningssoftware, bij voorkeur Nedap ONS.
• Ervaring met het coördineren van een flexibele schil (oproepkrachten, uitzendkrachten, ZZP) is een pré.
• Ervaring met ZZP-administratie (urenstaten, factuurcontrole) is een pré.